GDPR i regnskab – sådan rådgiver bogholderen dig

GDPR har ændret måden, virksomheder skal håndtere persondata på, og det gælder også i regnskab. Bogholderen arbejder dagligt med følsomme oplysninger om kunder, leverandører og medarbejdere, og derfor er kendskab til databeskyttelse en vigtig del af deres rolle. Mange virksomhedsejere undervurderer kompleksiteten i at opbevare fakturaer, lønoplysninger og bilag på en måde, der overholder reglerne. Her fungerer bogholderen som rådgiver, der sikrer, at økonomiske processer både er effektive og lovlige. I denne artikel ser vi nærmere på, hvordan bogholderen hjælper dig med GDPR i regnskabet, og hvilke områder du bør have særligt fokus på.

GDPR og regnskabsdata – hvad skal du være opmærksom på?

GDPR (General Data Protection Regulation) trådte i kraft i 2018 og sætter rammerne for, hvordan persondata må indsamles, opbevares og behandles. I regnskab betyder det, at de oplysninger, der findes i bilag, fakturaer, lønsedler og kontrakter, skal håndteres med særlig omhu.

Persondata i regnskab kan fx være:

• Navn, adresse og kontaktoplysninger på kunder og leverandører

• CPR-numre på medarbejdere i forbindelse med løn

• Bankoplysninger og betalingshistorik

• E-mailadresser og personlige noter

Ifølge GDPR skal data behandles lovligt, rimeligt og gennemsigtigt. Det betyder, at virksomheden skal kunne dokumentere, hvorfor oplysningerne indsamles, hvordan de bruges, og hvor længe de opbevares.

En vigtig detalje er, at selv om regnskabsmateriale skal gemmes i 5 år jf. bogføringsloven, gælder GDPR stadig. Det betyder, at virksomheden kun må opbevare de oplysninger, der er nødvendige, og de skal sikres mod misbrug.

Virksomhedsejere skal derfor være opmærksomme på:

• Formålsbegrænsning: Data må kun bruges til det formål, de blev indsamlet til.

• Opbevaringsbegrænsning: Data må ikke gemmes længere end nødvendigt.

• Datasikkerhed: Både fysiske og digitale bilag skal opbevares sikkert, fx med adgangskontrol eller kryptering.

Uden disse tiltag risikerer virksomheden bøder eller tab af tillid fra kunder og samarbejdspartnere. Bogholderen er ofte den, der hjælper med at omsætte reglerne til praksis i hverdagen.

Bogholderens rolle i at sikre compliance

Bogholderen er virksomhedens naturlige rådgiver, når det gælder GDPR i regnskabet. Rollen handler ikke kun om at bogføre korrekt, men også om at sikre, at processerne lever op til lovgivningen.

Bogholderen hjælper blandt andet med at:

• Identificere persondata i regnskabet: Hvilke data ligger i bilag, og hvordan håndteres de?

• Udarbejde procedurer: For hvordan fakturaer, lønoplysninger og kvitteringer behandles.

• Sikre databehandlingsaftaler: Hvis der bruges eksterne systemer til bogføring eller løn, skal der være aftaler, der sikrer GDPR-compliance.

• Rådgive om datasikkerhed: Fx anbefale krypterede løsninger, password-politikker og sikre backupløsninger.

Et vigtigt område er digital bogføring. Mange virksomheder bruger i dag cloud-løsninger til regnskab. Bogholderen skal her vurdere, om systemet er sikkert, og om udbyderen lever op til GDPR. Det gælder især, hvis data opbevares uden for EU.

Derudover hjælper bogholderen med dokumentationen. GDPR kræver, at virksomheden kan vise, hvordan den lever op til reglerne. Bogholderen kan her udarbejde politikker og registre, der beskriver, hvilke data der behandles, og hvordan de sikres.

Endelig fungerer bogholderen som en slags vagthund. Hvis der sker brud på datasikkerheden, fx hvis en e-mail med følsomme oplysninger sendes forkert, skal virksomheden reagere hurtigt. Bogholderen kan hjælpe med at vurdere situationen og sikre korrekt håndtering, herunder eventuel indberetning til Datatilsynet.

Praktiske råd til virksomheder om databeskyttelse

At overholde GDPR i regnskabet behøver ikke være uoverskueligt. Med de rette rutiner kan det blive en naturlig del af hverdagen. Her er nogle af de praktiske råd, bogholderen typisk giver:

1. Brug sikre systemer
   Vælg regnskabs- og lønsystemer med høj datasikkerhed. Tjek, om leverandøren er GDPR-compliant, og om data lagres inden for EU.

2. Begræns adgangen
   Giv kun medarbejdere adgang til de oplysninger, de har brug for. Overvej to-faktor login.

3. Opbevaringspolitik
   Sæt faste retningslinjer for, hvor længe bilag opbevares, og hvordan de slettes efter bogføringslovens frist.

4. Krypter og beskyt data
   Brug kryptering ved overførsel af data, og sørg for sikker opbevaring af fysiske dokumenter.

5. Oplæring af medarbejdere
   Alle, der arbejder med regnskab, skal kende de grundlæggende GDPR-regler.

6. Lav en beredskabsplan
   Hav en plan for, hvordan virksomheden reagerer ved databrud, så skaderne minimeres, og myndighederne informeres korrekt.

Når disse råd følges, kan virksomheden føle sig tryg ved, at regnskabet lever op til GDPR-kravene. Bogholderen er den, der oversætter reglerne til konkrete handlinger, så det bliver håndterbart i praksis.

GDPR er kommet for at blive, og regnskab er et af de områder, hvor reglerne er mest relevante. Når bogholderen hjælper dig med at strukturere processer, sikre systemer og dokumentere korrekt, bliver compliance ikke en byrde, men en integreret del af din virksomheds drift.