Hvad gør bogholderen, når der er fejl i årsrapporten?

Årsrapporten er virksomhedens vigtigste regnskabsdokument. Den giver et samlet billede af økonomien og bruges både af ejere, banker, investorer og myndigheder. Derfor kan fejl få store konsekvenser – alt fra mistillid til bøder. Når en fejl opdages, er det ofte bogholderen, der først ser den. Bogholderens opgave er ikke blot at rette fejlen, men også at vurdere, hvordan den påvirker rapporten, og hvordan den skal håndteres i forhold til lovgivning og interessenter. I denne artikel ser vi på, hvad bogholderen gør, når der er fejl i årsrapporten, og hvordan processen sikrer virksomhedens troværdighed.

Identifikation og vurdering af fejl i årsrapporten

Det første skridt for bogholderen er at opdage, at der er sket en fejl. Fejl kan opstå på mange måder: forkert indtastning af tal, manglende bilag, fejl i afskrivninger eller forkerte periodiseringer. Ofte opdages de under afstemning, revision eller ved, at en interessent stiller spørgsmål til tallene.

Når en fejl er konstateret, vurderer bogholderen dens karakter. Er det en væsentlig fejl, der ændrer på virksomhedens resultat, egenkapital eller likviditet, eller er det en mindre fejl uden betydning for helheden? Denne vurdering er afgørende, fordi det bestemmer, hvordan fejlen skal behandles.

Bogholderen arbejder med to typer fejl:

• Ikke-væsentlige fejl: Små fejl, der ikke ændrer konklusionen på rapporten. De kan typisk korrigeres internt og nævnes i noter, hvis relevant.

• Væsentlige fejl: Store fejl, der kan vildlede regnskabets brugere. Her kræves en formel rettelse af årsrapporten og i nogle tilfælde en genindsendelse til Erhvervsstyrelsen.

Et eksempel kan være en virksomhed, hvor omsætningen er opgjort 200.000 kr. for højt, fordi en faktura er bogført to gange. For en lille virksomhed kan dette være væsentligt, mens det i en stor koncern måske kun udgør en bagatel. Bogholderens faglige skøn er derfor centralt i vurderingen.

Hvordan fejl rettes og dokumenteres

Når fejlen er identificeret og vurderet, går arbejdet i gang med at rette og dokumentere den. Bogholderen starter med at finde årsagen: Er det menneskelig fejl, mangelfulde procedurer eller fejl i systemet? At finde kilden er vigtigt for at sikre korrekt rettelse.

Herefter foretages selve rettelsen. Hvis årsrapporten endnu ikke er indsendt, rettes fejlen direkte i regnskabet, og en ny version udarbejdes. Hvis den allerede er indsendt, afhænger processen af fejlen:

• Ikke-væsentlige fejl kan ofte nævnes i den efterfølgende rapport.

• Væsentlige fejl kræver typisk, at årsrapporten genindsendes som en revideret version til Erhvervsstyrelsen.

Bogholderen dokumenterer hele processen. Det betyder, at der laves notater om:

• Hvilken fejl der er konstateret

• Hvordan den er rettet

• Hvilke konsekvenser den har for tallene

• Om interessenter (fx bank eller ejer) er informeret

Dokumentationen er ikke kun vigtig for gennemsigtighed, men også for at stå stærkt, hvis myndighederne eller revisor stiller spørgsmål.

Bogholderen har også en kommunikationsrolle. De skal forklare fejlen på en forståelig måde til virksomhedsejeren og evt. til bestyrelse eller investorer. Det handler om at skabe ro og vise, at der er styr på situationen.

Læring og forebyggelse af fremtidige fejl

En fejl i årsrapporten er ikke kun et problem, men også en mulighed for læring. Bogholderen ser på, hvordan fejlen opstod, og hvordan lignende fejl kan undgås i fremtiden.

Det kan fx ske gennem:

• Strammere procedurer for afstemning og kontrol

• Bedre brug af systemer, fx automatisering for at undgå tastefejl

• Tydeligere rollefordeling, så flere øjne ser materialet, inden rapporten færdiggøres

• Uddannelse af medarbejdere i regnskabsprincipper

Bogholderen kan også anbefale at lave interne kontroller, som fx månedlige mini-afstemninger, der fanger fejl tidligt i stedet for først ved årsrapporten.

Ved større fejl kan det være nødvendigt at opdatere virksomhedens interne politikker og måske inddrage ekstern revision i højere grad. Målet er at sikre, at årsrapporten fremover er retvisende og pålidelig.

For virksomhedsejeren betyder det, at en fejl ikke behøver at skade tilliden, hvis den håndteres korrekt. Tværtimod kan en professionel proces vise, at virksomheden tager ansvar og arbejder aktivt for at forbedre sine rutiner.

Fejl i årsrapporten kan ske for selv de mest professionelle virksomheder. Det afgørende er, hvordan de opdages og håndteres. Med bogholderens hjælp bliver fejlen rettet, dokumenteret og brugt som afsæt til at styrke regnskabsprocesserne.