Hvidvaskloven – bogholders ansvar og din pligt

Hvidvaskloven er et område, der berører alle virksomheder, men som mange undervurderer. Loven har til formål at forhindre, at kriminelle bruger virksomheder til at skjule ulovlige penge. Her spiller bogholderen en vigtig rolle, fordi de ofte er de første til at opdage mistænkelige transaktioner. Men ansvaret ligger ikke kun hos bogholderen – også du som virksomhedsejer har pligter, der skal overholdes. Manglende kendskab til reglerne kan føre til alvorlige konsekvenser, både juridisk og økonomisk. I denne artikel gennemgår vi bogholderens ansvar under hvidvaskloven og hvilke pligter du som virksomhedsejer skal være opmærksom på.

Hvad er hvidvaskloven, og hvem er omfattet?

Hvidvaskloven er den danske implementering af EU’s direktiver om forebyggelse af hvidvask og finansiering af terrorisme. Loven har ét formål: at sikre, at penge, der stammer fra kriminalitet, ikke bliver integreret i den almindelige økonomi gennem tilsyneladende lovlige virksomheder.

Loven gælder for en lang række virksomheder og professionelle rådgivere, blandt andet banker, advokater, revisorer og bogholdere. Det betyder, at en bogholder har både et professionelt og juridisk ansvar for at overholde reglerne.

Hvidvask kan foregå på mange måder. Det kan være indbetaling af store kontantbeløb, komplekse transaktioner uden forretningsmæssig logik eller kunder, der undgår at give de oplysninger, loven kræver. Loven pålægger derfor bogholdere at være ekstra opmærksomme, især når de arbejder med brancher, der er særligt udsatte, som ejendomshandel, restaurationsbranchen eller detailhandel med høj kontantomsætning.

En central del af hvidvaskloven er kravet om kundekendskab (KYC – Know Your Customer). Det betyder, at bogholderen skal kende virksomhedens kunder og kunne dokumentere, hvem de er, samt hvordan deres økonomiske transaktioner hænger sammen.

Derudover stiller loven krav om risikovurderinger. Alle virksomheder, der er omfattet, skal kunne dokumentere, at de har vurderet risikoen for hvidvask og terrorfinansiering i deres forretning, og at de har passende procedurer til at opdage og håndtere det.

Kort sagt: Hvidvaskloven er ikke kun relevant for banker og advokater. Den berører også bogholdere og deres kunder – og dermed indirekte alle virksomheder.

Bogholderens ansvar i praksis

Bogholderens rolle i forhold til hvidvaskloven er todelt: overvågning og indberetning.

Overvågning handler om at være opmærksom på transaktioner, der virker usædvanlige eller mistænkelige. Det kan fx være:

• Store kontantbetalinger, der ikke matcher kundens normale mønster

• Kompleks brug af selskabskonstruktioner uden klar forretningsmæssig årsag

• Kunder, der er tilbageholdende med at give oplysninger om ejerforhold eller finansiering

• Transaktioner på tværs af lande, som ikke stemmer overens med virksomhedens normale aktiviteter

Bogholderen har pligt til at dokumentere de observationer, de gør sig, og opbevare oplysningerne i mindst fem år.

Indberetning sker, hvis bogholderen har begrundet mistanke om, at en transaktion kan være led i hvidvask eller terrorfinansiering. I så fald skal bogholderen indberette det til Hvidvasksekretariatet under Bagmandspolitiet (SØIK). Det er ikke bogholderens ansvar at bevise kriminalitet – kun at indberette mistanken.

Derudover skal bogholderen sikre, at virksomheden, de arbejder for, lever op til sine egne forpligtelser under loven. Det kan være ved at hjælpe med at udarbejde interne procedurer, uddanne medarbejdere i hvidvaskregler eller gennemføre risikovurderinger.

For bogholderen er det derfor ikke blot et spørgsmål om at registrere bilag, men om at være en aktiv del af virksomhedens compliance. Manglende overholdelse kan føre til bøder, tab af autorisation og skade på virksomhedens omdømme.

Din pligt som virksomhedsejer

Mens bogholderen har et professionelt ansvar under hvidvaskloven, har du som virksomhedsejer også klare pligter.

Først og fremmest skal du sikre, at din virksomhed overholder kravene til kundekendskab. Det betyder, at du skal kunne dokumentere, hvem dine kunder er, og i nogle tilfælde også deres reelle ejere. Det gælder især, hvis din virksomhed arbejder i en sektor med høj risiko for hvidvask.

Derudover skal du udarbejde en risikovurdering og politik for, hvordan din virksomhed forebygger hvidvask. Denne politik skal være skriftlig og tilpasset virksomhedens størrelse og branche.

Du har også en opbevaringspligt. Alle oplysninger om kunder, transaktioner og risikovurderinger skal opbevares i mindst fem år.

Endelig har du en uddannelsespligt. Hvis du har ansatte, der håndterer kunder eller økonomiske transaktioner, skal de have viden om hvidvaskloven, så de kan genkende og håndtere mistænkelige aktiviteter.

Hvis du undlader at leve op til pligterne, kan det få alvorlige konsekvenser. Myndighederne kan give bøder, og i værste fald kan du miste retten til at drive visse former for virksomhed.

Her kan bogholderen være en vigtig støtte. De kan hjælpe med at udarbejde politikker, lave risikovurderinger og sikre, at dokumentationen er på plads. På den måde bliver samarbejdet mellem dig og bogholderen en nøgle til at sikre compliance og undgå sanktioner.

Hvidvaskloven kan virke kompleks, men den er afgørende for at beskytte både virksomheder og samfundet mod kriminalitet. Når bogholderen holder øje med transaktionerne, og du som ejer tager dit ansvar alvorligt, skaber I sammen et sikkert grundlag for at drive forretning i overensstemmelse med loven.